Ville de Québec

Le Coin des exposants est votre guide compréhensif pour vous aider à faire les préparatifs nécessaires pour votre participation au Congrès annuel et Salon professionnel de la FCM.

Assurez-vous d'imprimer la liste des dates limites importantes pour garder la trace de toutes les échéances afin que votre participation soit couronnée de succès.

Le Manuel de l'exposant 2019 de la FCM complet et les formulaires de commande sont disponibles en téléchargeant les documents

Au plaisir de vous rencontrer à Québec!

Ressources pour les exposants

Dates limites importantes

10 mai 2019 Formulaires de gestion du salon professionnel de la FCM — Remplir ces formulaires en ligne.

Les formulaires suivants sont obligatoires pour tous les exposants et doivent être dûment remplis.
  1. Formulaire de Sécurité incendie
  2. Formulaire d'assurance de l'exposant
  3. Formulaire pour le fournisseur mandaté par l'exposant
  4. Formulaire pour les insignes porte-nom des exposants
10 mai 2019 Si vous ne l'avez pas déjà fait, veuillez fournir un profile (40 mots) de votre entreprise, en anglais et en français.  Un profil d'exposant sur la liste des exposants du Congrès annuel et salon professionnel de la FCM 2019 et dans l'application de la conférence mettra en valeur la présence de votre organisation au congrès.  Soumettez votre profil de 40 mots à tradeshow@fcm.ca.
  Déplacements et hébergement
Veuillez visiter le site Web de la FCM pour obtenir des rabais sur les vols, les train et consultez la liste des hôtels, les prix, les codes de réservation et les détails.
10 mai 2019 FREEMAN — Services aux exposants ou service en ligne FreemanOnline
FREEMAN — Électricité et Gréage et Nettoyage de kiosques
FREEMAN AV — Audiovisuels, Informatique et Internet
MicroSpec — Scanneurs
Centre des congrès de Québec — Distribution nourriture et boissons

Fournisseurs et services mandatés par la FCM

Lieu du congrès
Centre des congrès de Québec
1000, rue René-Levesque est
Ville de Québec, QC
Tél: (418)-644-4000
Site Web: https://www.convention.qc.ca/
Exigences en matière de services audiovisuels
FREEMAN AV
Bastien Lavoie
Tel: 418-649-5219
Bastien.Lavoie@freemanco.com
Fournisseur officiel de services
FREEMAN
Lydia Mahiet
Tel: 514-868-6666
Lydia.Mahiet@freemanco.com
Services
  • Manutention et entreposage sur place
  • Services de main d'œuvre — montage et démontage de kiosques, nettoyage de kiosque
  • Location de meubles, de comptoirs, d'unités d'entreposage et d'exposition, d'accessoires et de plantes
  • Signalisation
  • Services de transport
  • Véhicules - coordination
Réservez les services voulus auprès de Freeman, en utilisant les bons de commande des exposants ou service en ligne, FreemanOnline.  Aucun meuble offert pour le kiosque.  Un mur en draperie (de 8 pi à l'arrière et 3 pi sur les côtés). Pour tout autre équipement, veuillez en faire la commande directement auprès de Freeman. Date limite : Le 10 mai 2019.
Scanneurs — MicroSpec offre les scanneurs d'extraction d'information sur les clients potentiels — Date limite: Le 10 mai 2019

Inclusion aux kiosques

Les équipements suivants sont inclus dans le prix d'achat de chacun des kiosques :

Le forfait exposant comprend

  • Espace d'exposition de 10 pieds de largeur sur 10 pieds de profondeur
  • 6 insignes porte-nom pour des membres de votre personnel (donne l'accès au Salon Professionnel et les repas)
  • Nom de l'exposant, adresse de son site Web et profil de 40 mots sur le site Web de la FCM pour la conférence
  • Nom de l'exposant, adresse de son site Web et profil de 40 mots sur l'application mobile de la FCM pour la conférence
  • Le nom de votre entreprise dans le programme sommaire imprimé de la conférence

NOTA:

  1. L'électricité, le recouvrement de plancher (tapis ou autre obligatoire), les tables et les chaises ne sont pas comprise dans le prix des kiosques et peuvent être commandés aux frais de l'exposant.
  2. Le plancher du Centre des congrès de Québec n'est pas tapissé donc recouvrement de plancher est obligatoire.
  3. La FCM ne publie pas de liste de délégués

Inscriptions des exposants
(accès uniquement au Salon professionnel)

Six insignes pour personnel de l'exposition permet au personnel des exposants d'avoir accès au salon professionnel pendant les dates et les heures de montage et de démontage des installations et pendant les heures officielles du salon professionnel.

Les exposants qui ont plus de six représentants par kiosque devront défrayer 175 $ + taxes par personne additionnelle. Veuillez soumettre une demande pour des insignes porte-nom supplémentaires auprès de Marie Klobucar à tradeshow@fcm.ca

Le bureau d'inscription des exposants de la FCM ouvre à 8 h le Jeudi 30 mai 2019 - il est situé dans le foyer des Salles 400 A,B,C au niveau 4 du Centre des congrès de Québec.

Si vous avez besoin d'insignes supplémentaires pendant le salon, vous pouvez en faire la demande au Bureau d'inscription des exposants.

NOUVEAU CETTE ANNÉE

Santé et sécurité - Pièce d'identité

Le personnel d'exposition doit présenter une pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement pour obtenir son insigne sur place. Les exposants doivent porter l'insigne et la lanière fournis par la FCM pendant les heures d'ouverture du salon professionnel.

Inscription au congrès

Les exposants peuvent participer aux séances et ateliers de la conférence en profitant du forfait exposant-délégué. Vous aurez ainsi la possibilité d'échanger avec des décideurs municipaux clés lors des réceptions, des séances et des différentes autres activités. Pour inscrire des exposants-délégués, svp cliquez ici.

Ce laissez-passer permet l'accès aux plénières et aux ateliers, à une visite d'étude, aux repas et aux activités sociales.

Frais d'incription au congrès Exposant-Délégué:

659 $ + taxes  — Incription hâtive - tarif de l'inscription hâtive prennent fin le 12 avril 2019

775 $ + taxes  — Tarif régulier, après le 13 avril 2019

Plan du salon

Plan du salon

Information sur l'arrivée et le départ des exposants

Lieu de la conférence

Centre des congrès de Québec
1000, rue René-Levesque est
Ville de Québec, QC
Tél: (418)-644-4000 
Site Web: https://www.convention.qc.ca/

Calendriers

Arrivée des exposants et installation
Réception de bienvenue et cocktail
Salon Professionnel — Jour 1
Salon Professionnel — Jour 2
Départ des exposants et démontage
Jeudi le 30 mai
Jeudi le 30 mai
Vendredi le 31 mai
Samedi le 1 juin
Samedi le 1 juin
8 h à 15 h *
17 h à 19 h
7 h 00  à 14 h 30
7 h 30 à 14 h 30
14 h 30 à 19 h

Le montage des kiosques et des affichages doit être terminé au plus tard à 15 h le 31 mai 2018.

Livraisons au Centre des congrès de Québec

Les livraisons pour les exposants seront acceptées à compter du 30 mai, à 8 h. Les boîtes DOIVENT clairement être identifiées, et inclure ce qui suit : nom de l'entreprise, dates de l'activité, nom de la salle où le salon professionnel se tiendra (400 A,B,C), le numéro de votre kiosque et la personne-ressource sur place (l'étiquette d'expédition devant être obligatoirement apposée sur toute boîte ou tout élément expédié).

Si les exposants apportent eux-mêmes leur propre matériel à leur arrivée à le Centre des congrès de Québec, les exposants ne peuvent PAS se stationner aux portes d'entrée principales pour décharger leurs véhicules. Les exposants doivent décharger leurs véhicules au quai de chargement.Tous les exposants de la FCM doivent utiliser le quai de chargement situé à 855 rue Jean-Jacques-Bertrand, Québec, QC.

Aucun plateau roulant ne sera toléré dans le Salon professionnel après 15 h.

Visitez la page web pour plus de détails sur le chargement et le déchargement temporaires, les installations de chargement, les baies de chargement et les dimensions des ascenseurs.

Montage des kiosques

Kiosques vides — Échéance pour l'inspection*

Tous les kiosques doivent être complètement montés avant 15 h le jeudi 30 mai 2019. Le kiosque de tout exposant qui ne se serait pas enregistré avant 14 h 30 sera présumé abandonné* et l'espace pourra être libéré. Si l'exposant subit un retard de voyage, il doit contacter Marie Klobucar avant 14h30 pour l'informer de ce retard.

*Les exposants pourraient perdre le droit de réserver un kiosque l'année prochaine.

Les caisses et les boîtes doivent toutes être vidées et étiquetées pour l’entreposage à 15 h, au plus tard. À compter de cette heure, tout matériel d’exposition qui n’est pas en cours de montage sera retiré des lieux du Salon professionnel.

La gestion du Salon professionnel se réserve le droit d'établir un horaire pour l’arrivée des exposants, et de fixer des dates et des heures cibles pour l’installation de chacun des kiosques. Les exposants s’engagent à se conformer aux directives de Freeman sur l’installation des kiosques.

Il est fortement recommandé aux exposants qui ont à expédier du matériel au Salon professionnel de l'extérieur du Canada d’avoir recours aux services offerts par Freeman.

Les exposants peuvent recourir à leurs employés réguliers pour déballer leurs produits et monter leur kiosque. Si les exposants ont besoin d'aide supplémentaire pour le montage de leur kiosque, il leur est fortement conseillé d'avoir recours au fournisseur officiel de services - Freeman.

Si vous utilisez les services d'un autre fournisseur que Freeman pour le montage de votre kiosque, veuillez prendre note de ce qui suit :

  • Les exposants doivent identifier cet entrepreneur en transmettant le Formulaire — Fournisseur mandaté par l'exposant au plus tard le 10 mai 2019.
  • Le fournisseur mandaté par l'exposant doit fournir une attestation d'assurance avant d'être autorisé à accéder au salon professionnel.
  • Les représentants du fournisseur mandaté par l'exposant doivent se présenter au Bureau d'inscription des exposants afin de prendre possession de leurs insignes de travail avant d'être autorisés à accéder au salon professionnel.

Afin d'éviter les dommages au couvre-plancher de l'installation, l'exposant est responsable d'user des soins nécessaires et de précaution au moment du transport du matériel et de l'équipement. Les exposants seront tenus responsables des dommages occasionnés à l'installation. Les éléments d'exposition qui nécessitent d'être suspendus NE SONT PAS permis. IL EST STRICTEMENT INTERDIT de fixer des clous, du ruban adhésif, des vis, des punaises ou des broches sur les murs. Le plancher du kiosque DOIT également être protégé contre tout risque de dommage et l'ameublement DOIT se tenir debout sans appui.

Moquette — Tapis

Le plancher du Centre des Congrès de Québec n'est pas tapissé donc recouvrement de plancher est obligatoire et n'est pas inclus dans l'achat d'espace d'exposition. Les exposants doivent veiller à ce que la moquette de leur kiosque ne dépasse pas dans les allées.

NOTA: La moquette est disponible à partir de Freeman et il est permis aux exposants d'apporter leur propre revêtement de plancher.

Le ruban adhésif utilisé sur le sol du salon professionnel DOIT être retiré à la fin de l'événement. L'utilisation de ruban adhésif qui laisse des résidus de colle sur le tapis et le couvre-plancher N'EST PAS permise. Les frais encourus pour le nettoyage seront facturés à l'exposant.

Les allées DOIVENT être libérées pendant le montage, la présentation et le démontage du kiosque. Les sorties de secours, armoires d'incendies et dispositifs d'alarme DOIVENT être dégagés et accessibles en tout temps. Les kiosques dangereux ne seront pas permis au salon professionnel. Le Centre des congrès de Québec ne permet pas la cuisson ou les feux (incluant les cérémonies de purification) sans entente et approbation préalable.

Aucun ballon gonflé à l'hélium ne sera toléré dans le Centre des congrès de Québec, que ce soit à des fins de décoration ou de distribution aux visiteurs.

Démontage des kiosques

Départ hâtif*

Aucun kiosque ou présentoir ne peut être démonté avant la clôture officielle du salon; 14 h 30, le samedi 1 juin 2019. Les exposants qui démontent leur kiosque ou présentoir avant la clôture du salon pourraient perdre le droit de réserver un kiosque l'année prochaine.

*Les exposants pourraient perdre le droit de réserver un kiosque l'année prochaine.

Les exposants sont autorisés à recourir à leurs propres employés pour emballer leurs produits et démonter leur kiosque. Si les exposants ont besoin d'aide supplémentaire pour le démontage de leur kiosque, il leur est fortement conseillé d'avoir recours au fournisseur officiel de services — Freeman.

Enlèvement du matériel du salon professionnel

La gestion du salon professionnel se réserve le droit d'établir un horaire pour le départ des exposants, et de fixer les heures limites pour le démontage de chacun des kiosques. Les exposants s'engagent à se conformer aux directives de Freeman sur l'enlèvement du matériel du salon professionnel. Les kiosques ne peuvent pas être démontés avant 14 h 30, le samedi 1 juin 2019.

Si un exposant a omis de prendre des dispositions pour l'expédition de son matériel à la fermeture du salon professionnel, la gestion du salon professionnel se réserve le droit de faire expédier le matériel par le transporteur officiel vers un entrepôt, en attendant les instructions de l'exposant. L'exposant sera facturé en conséquence.

Exigences et règlements relatifs aux kiosques

EXIGENCES GÉNÉRALES

Tout élément de montage de plus de 4 pi de hauteur doit être installé à une distance minimale de 5 pi de l'allée pour éviter de bloquer le champ de vision des autres exposants. Les exposants dont les éléments de montage ne respectent pas ces lignes directrices pourraient se voir demander de modifier ou de démonter les éléments en question.

Toute partie exposée de la structure de montage doit être recouverte d'une draperie ou d'une finition offrant un aspect agréable, lorsque vue des allées ou des kiosques voisins, et ne pas susciter la réprobation des autres exposants ou de la gestion du salon professionnel. Au besoin, les draperies seront installées aux frais de l'exposant par Freeman afin de couvrir les parties exposées ou non finies des éléments de montage.

Afin de ne pas nuire à l'aspect visuel des kiosques avoisinants, les conceptions et les murs des kiosques, l'affichage, les dispositifs d'éclairage et les comptoirs, ainsi que les produits et le matériel d'exposition ne doivent pas excéder une hauteur maximale de 8 pi dans les 5 pi arrière du kiosque. Dans les 5 pi avant du kiosque, les éléments ne peuvent excéder 4 pi de hauteur.

Tout exposant dont le kiosque ou un élément de présentation excède 8 pi de hauteur doit communiquer avant le 30 avril avec Marie Klobucar, planificatrice de la gestion du salon professionnel et demandez votre approbation afin de vérifier si des restrictions de hauteur s'appliquent à leur kiosque.

Les kiosques, les panneaux, l'affichage, les produits et le matériel d'exposition conçus sur mesure doivent être disposés de façon à être conformes au plan de kiosque de type linéaire décrit aux présentes.

Au besoin, dans les espaces de kiosques linéaires, des draperies seront installées aux frais de l'exposant afin de couvrir les éléments de montage exposés ou non finis.

Kiosque specification

PLAN DE KIOSQUE DE TYPE LINÉAIRE

Règles et lignes directrices

Introduction

Les politiques, règles et lignes directrices indiquées dans le présent Manuel de l'exposant devraient être consultées en se référant aux conditions générales indiquées au verso du document Demande d'inscription et contrat - Espace d'exposition. Celles-ci font partie du contrat conclu entre le demandeur d'un espace de kiosque (ci-après désigné l'exposant) et la Fédération canadienne des municipalités (ci-après désignée la FCM). L'expression « Salon professionnel » désigne la portion du Salon professionnel à l'occasion du Congrès annuel et Salon professionnel 2019 de la FCM.

Contrat

La remise du document Demande et contrat d'espace d'exposition, le paiement intégral des coûts liés à l'espace de kiosque demandé et votre réception d'une copie du document Demande et contrat d'espace d'exposition, contresigné par la FCM, constituent le contrat pour l'utilisation de l'espace réservé.

Interprétation des règles et des lignes directrices

Les exposants acceptent de se conformer aux conditions et aux échéances indiquées dans les divers documents disponible sur le Coin des exposants, aux conditions générales stipulées sur le document Demande et contrat d'espace d'exposition, ainsi qu'aux autres conditions régissant la location des installations du Centre des congrès de Québec par la FCM.

De plus, les exposants s'engagent à informer de ces conditions et de ces règles tous leurs employés, fournisseurs ou agents, entrepreneurs mandatés et employés temporaires qui participeront à leurs activités d'exposition.

La FCM aura toute latitude pour interpréter et/ou modifier les règles et les règlements, si elle le juge à propos dans le meilleur intérêt de la conférence. La décision de la FCM devra être acceptée comme étant finale, au même titre que toute décision touchant un conflit avec les exposants ou autres situations qui n'auraient pas été prévues dans ces règles et lignes directrices.

La FCM se réserve le droit de mettre fin à un contrat d'exposition, si un exposant :

  • Ne se conforme pas aux présentes politiques et présents règlements;
  • Se livre à des pratiques commerciales déloyales ou trompeuses;
  • Se comporte de façon préjudiciable à la bonne gestion du salon professionnel;
  • Ne se conforme pas aux lois, règles, règlements et ordonnances provinciaux et fédéraux en vigueur.

Ventes de produits

La raison d'être du salon professionnel est d'informer les délégués au congrès et d'enrichir leurs connaissances par le biais de démonstrations, de présentations et d'étalages de produits et de services. Les ventes de produits sont permises dans l'espace réservé au salon professionnel, pourvu que les transactions soient effectuées de façon convenable et professionnelle. La FCM se réserve le droit d'interdire toute pratique commerciale qu'elle estimera inappropriée ou non professionnelle.

L'exposant est responsable de veiller à ce qu'il se conforme aux lois canadiennes fédérales, provinciales et municipales en vigueur, et de percevoir et de payer toutes taxes exigibles.

Annonces et publicité

La gestion du salon professionnel (FCM) se réserve le droit de déterminer ce qui est acceptable en matière de publicité et de matériel publicitaire par les exposants au salon professionnel. En tout temps, la FCM se réserve le droit de restreindre tout affichage ou activité qui, selon le jugement de la FCM, ne correspond pas au but du congrès ou du salon professionnel. Dans les cas où la FCM considère de tels affichages ou activités comme inappropriés ou indésirables, la FCM émettra une ordonnance d'interdiction. La FCM n'assume aucune responsabilité à l'égard de pertes, frais ou autres dépenses encourues par l'exposant visé.

Les exposants pourront distribuer des imprimés, documents ou articles, promotionnels ou autres, seulement dans les limites du kiosque qui leur est alloué. Les démonstrations de produits et services de même que les présentations, entrevues ou autres activités de l'exposant à l'intérieur du Centre des congrès de Québec ne doivent être tenues que dans l'espace de kiosque réservé à l'exposant.

Toute publication imprimée ou visuelle et toute documentation publicitaire doivent être conçues et produites en harmonie avec la nature professionnelle du Congrès annuel et Salon professionnel de la FCM.

Il appartient aux exposants de s'assurer que le matériel publicitaire et les renseignements sur les produits ou services présentés aux délégués à l'occasion du Salon professionnel sont conformes aux faits et que leur présentation est professionnelle et de bon goût. La FCM demande que l'information soit disponible en anglais et en français chaque fois que c'est possible.

Nom et le logotype de la FCM

Le nom et le logotype de la Fédération canadienne des municipalités sont des marques de commerce exclusives à la FCM et ne peuvent pas être imprimés, utilisés ou affichés à quelque fin que ce soit sans la connaissance explicite et la permission écrite de la FCM. La FCM ne peut accorder une telle permission dans un but purement promotionnel ou pour une quelconque utilisation qui puisse laisser croire à un appui pour le produit, les services ou l'activité d'un exposant.

Les seuls exposants autorisés à afficher le symbole et le logo des « Partenaires corporatifs » de la FCM sont les partenaires corporatifs en règle.

Pour éviter tout malentendu, la documentation publicitaire des exposants ne doit jamais indiquer « conjointement avec la Fédération canadienne des municipalités » ou toute autre formulation similaire.

TIRAGE - Grand Prix de la FCM

Augmentez le nombre de visites à votre kiosque en offrant un prix. Le samedi 2 juin, la FCM offrira son « Grand Prix ». Le prix doit être d'une valeur d'au moins 750 dollars.

  • Nous nous occupons de toute la logistique, y compris de la production des coupons de tirage et de leur insertion dans la trousse des délégués.
  • La FCM vous fournira une boîte de tirage à installer dans votre kiosque (les délégués pourront y déposer leur coupon au cours de l'un des deux jours du salon professionnel).
  • Le gagnant devra être un délégué et présent pour recevoir son prix
  • Vous aurez la possibilité de conserver les coupons après le tirage et doivent être retirés dans les 15 minutes suivant le tirage.

Pour toute question, veuillez communiquer avec Marie Klobucar, à tradeshow@fcm.ca ou au 613-907-6236. Le formulaire de tirage doit être rempli et nous être renvoyé au plus tard le 26 avril, 2019.

Démonstrations, étalages et présentations

Les exposants ne doivent pas installer leurs aires de démonstration à la limite de leur kiosque s'ils s'attendent à ce que plusieurs personnes convergent à cet endroit à un moment du salon, et devraient prévoir un dégagement suffisant dans les limites de leur kiosque pour accueillir la majorité des personnes prévues.

Les exposants dont les montages ou les présentations provoquent un débordement de spectateurs dans les allées ou qui causent un achalandage excessif dans les kiosques avoisinants pourraient se voir demander de limiter ou de cesser leurs présentations.

Éléments audiovisuels des kiosques

Les exposants ne peuvent pas utiliser de haut-parleur, de matériel de son ou d'amplificateurs projetant un son d'un niveau supérieur à une conversation normale.

Les équipements audiovisuels faisant partie des kiosques sont acceptés; cependant, toute installation sonore qui serait audible à l'extérieur du kiosque devrait être équipée d'écouteurs ou cloisonnée dans une salle d'écoute spéciale. De plus, les spectateurs qui assistent à des présentations audiovisuelles dans les kiosques ne doivent pas nuire à la circulation dans les allées ou à l'accès des autres kiosques. Aucun moyen d'amplification du son que ce soit ne sera toléré pour les exposants qui font des présentations en direct.

La gestion du salon (FCM) se réserve le droit de déterminer quels sont les niveaux sonores des équipements audiovisuels qui sont nuisibles ou inacceptables pour autrui. En pareils cas, les niveaux sonores seront réduits ou les éléments audiovisuels seront retirés aux frais de l'exposant.

Bruit, éclairage et odeurs

La gestion du salon (FCM) se réserve le droit de déterminer quels sont les niveaux sonores des appareils électriques et mécaniques, l'éclairage des montages ou les odeurs produites par des appareils ou des activités qui sont nuisibles ou inacceptables. En pareil cas, les niveaux sonores seront réduits ou les éléments audiovisuels seront retirés aux frais de l'exposant.

Occupation des kiosques

Les exposants doivent veiller à ce qu'au moins un représentant soit présent en tout temps à leur kiosque pendant les heures et les jours du salon professionnel. Tous les représentants des exposants participant au salon professionnel doivent être enregistrés et porter l'insigne approprié.

Prises de photos et enregistrements vidéo

Les exposants ne sont pas autorisés à prendre des photos du kiosque de tout autre exposant du salon professionnel sans le consentement de ce dernier exposant.

Les droits sur toutes les photographies de l'événement sont la propriété exclusive de la FCM. De plus, le Centre des congrès de Québec et la FCM se réservent le droit de prendre des photos de l'événement pour ses archives et de les utiliser à des fins publicitaires et promotionnelles.

Animaux

Aucun animaux vivants, des oiseaux, des mammifères, des rongeurs ou reptiles n'est autorisé à l'étage du Salon professionnel sans la permission écrite de la FCM. Les chiens d'assistance pour servir de guide à une personne handicapée, sont les bienvenus sur place.  Une notification préalable est requise.  Veuillez communiquer avec Marie Klobucar, à tradeshow@fcm.ca ou au 613-907-6236.

Responsabilités

La FCM n'est pas responsable de toute perte ou de tout dommage à la propriété de l'exposant ou de ses employés, par suite d'un incendie, d'un vol, d'un accident ou de toute autre cause quelle qu'elle soit pouvant découler pendant l'utilisation et l'occupation de l'espace loué du Centre des congrès de Québec.

L'exposant consent à garantir contre les dommages ou la responsabilité la FCM, son fournisseur mandaté officiel et leurs employés, contre toute réclamation de toute personne quelle qu'elle soit pouvant découler d'omissions des exposants et de leurs employés. (Les exposants doivent fournir leur propre assurance responsabilité civile.)

La FCM n'assume aucune responsabilité pour toute perte ou tout dommage résultant du défaut de l'exposant ou lié au défaut de l'exposant de se conformer aux dispositions des conditions stipulées dans le document Demande et contrat d'espace d'exposition. Si, par suite de motifs que ne maîtrise pas la FCM, l'exposant ne reçoit pas son matériel d'exposition pendant toute la durée du salon professionnel ou toute portion de celle-ci, la FCM n'assume aucune responsabilité quant aux dommages ou aux pertes de l'exposant et n'est aucunement dans l'obligation de rembourser à l'exposant les frais engagés.

Avant de pouvoir retirer tout matériel d'exposition du Centre des congrès de Québec, les exposants doivent prendre les dispositions requises, à la satisfaction de la gestion du Salon professionnel, du Centre des congrès de Québec et des entrepreneurs exclusifs et officiels, pour le paiement en totalité des frais engagés par les exposants en rapport avec la présentation de leur matériel d'exposition.

Assurance

Tout exposant s'engage à accepter la responsabilité de maintenir une assurance suffisante en cas de blessure à des personnes, de dommage ou de perte à la propriété, aux produits, aux équipements ou aux décorations et en cas d'incapacité d'assumer les obligations énoncées dans le Prospectus de l'exposant, le Manuel de l'exposant et les conditions stipulées dans la Demande et contrat d'espace d'exposition.

Chaque exposant doit fournir une preuve d'assurance responsabilité civile générale de 2 millions de dollars canadiens au minimum en remplissant et expédiant le Formulaire - Assurance de l'exposant à la gestion du salon professionnel au plus tard le 10 mai 2019.

Ce type de couverture d'assurance décrite ci-dessus ne sera pas fourni à l'exposant par la FCM ou le Centre des congrès de Québec.

Les exposants, ou leurs mandataires, qui désirent une assurance pour leur kiosque d'exposition, leur matériel d'exposition et leurs employés peuvent souscrire à une telle assurance, à leurs propres frais.

La FCM se réserve le droit d'interdire l'accès au salon professionnel à tout exposant qui n'aura pas fourni d'attestation d'assurance.

2019 Fédération canadienne des municipalités