Code de conduite pour le congrès

La Fédération canadienne des municipalités est déterminée à se conformer aux plus hautes normes de respect et de dignité lors de chacune de ses activités. Les délégués, conférenciers, commanditaires, exposants et bénévoles de la Conférence sur les collectivités durables 2020 doivent respecter le Code de conduite de la FCM. Ce code exige que les participants se conduisent de façon sécuritaire et accueillante, sans harcèlement ou discrimination. La présente norme éthique fondamentale s’applique au congrès dans toutes ses dimensions, sur place ou à l’extérieur, incluant, mais non limité aux activités sociales, aux visites d’étude, aux séances plénières, et aux réunions politiques auxquels les délégués peuvent participer.

La FCM ne tolère aucune forme de harcèlement. Si vous êtes visé par un langage ou des comportements inappropriés ou menaçants (ou en êtes témoin) veuillez en informer le personnel responsable des inscriptions. Toute personne dont les agissements contreviennent à la présente norme sera immédiatement désinscrite et invitée à quitter les lieux.

Liste des activités d’accueil

Plus de 400 délégués assistent à la Conférence sur les collectivités durables de la FCM. Nos commanditaires et nos exposants axent principalement leurs efforts sur deux priorités : la reconnaissance de leur marque et le développement des affaires. Malheureusement, le congrès perd de son intégrité et de sa valeur du fait que certaines organisations tentent, de façon non officielle, de se greffer à l'événement sans collaborer directement avec la FCM. Dorénavant, cette pratique ne sera plus tolérée.

La FCM s'efforce consciencieusement de respecter l'entente conclue avec ses exposants et ses commanditaires, et de maximiser leur investissement. Nous demandons à nos délégués de refuser toute invitation provenant d’une organisation qui n’est ni un commanditaire ni un exposant de la FCM, et aussi de signaler toute irrégularité à la FCM. Veuillez visiter le site Internet du congrès pour consulter la liste des activités de nos exposants/commanditaires qui ont été approuvées.

Toute organisation présente qui ne commandite pas le congrès ou qui ne fait pas partie des exposants ne fait que profiter de l'événement en s’y greffant pour son seul bénéfice. Cette pratique peut nuire à la réputation et à l’image de marque de la FCM et rendre pénible l’expérience des délégués. Merci de votre collaboration et de vos efforts pour soutenir les exposants et les commanditaires de la FCM.

Sollicitation et marketing autorisés seulement

À l’exception des commanditaires et des exposants autorisés, les délégués ne peuvent se servir du congrès comme d’une avenue de sollicitation et de marketing auprès des délégués municipaux de la FCM. Les délégués qui souhaitent bénéficier de ce privilège sont invités à s’inscrire à la conférence à titre de commanditaires ou d’exposants. Faute de quoi, la FCM se réserve le droit d’annuler l’inscription des délégués qui, à son avis, se livrent à des activités de sollicitation et de marketing.

Coordonnées

Une liste de tous les délégués à la conférence (nom, titre et organisation) pourrait être fournie aux commanditaires du congrès. De plus, chaque fois que votre insigne de la conférence est numérisé au kiosque d’un exposant, vos coordonnées professionnelles (nom, titre, organisation, adresse professionnelle et adresse courriel professionnelle) sont communiquées à cet exposant.

Préinscriptions

Les préinscriptions se terminent le 28 août 2020 à 23 h 59 (HE).

Paiement

Les frais d’inscription doivent être payés en totalité par carte de crédit (VISA, MasterCard ou American Express) au moment de votre inscription.

Crédits compensatoires de carbone

En vue d'appuyer les efforts déployés par la FCM pour réduire l'impact de ses activités sur l'environnement, il a été décidé d'inclure dans tous les formulaires d'inscription une option d'achat de crédits de carbone pour compenser les émissions de gaz à effet de serre (GES) associées aux déplacements aériens effectués pour se rendre au congrès. Le montant est calculé en fonction de la distance parcourue au cours d'un vol aller-retour pour Toronto à partir de la ville la plus densément peuplée de votre province. La totalité de ce crédit est versée à Carbonzero, puis investie dans des projets canadiens qui visent à réduire les émissions de GES de façon permanente. Cet achat est facultatif, et si vous souhaitez ne pas participer, il vous suffit, au moment de confirmer votre inscription, de cocher la rubrique « Retirer du panier » située à côté du montant du crédit compensatoire inclus dans votre panier d'achats.

Taxes

L'Agence du revenu du Canada (ARC) a établi que la FCM devait passer du statut juridique d'organisation de bienfaisance à celui d’organisation à but non lucratif. Ce changement de statut fait en sorte que des taxes s'appliquent maintenant aux frais d'inscription au congrès tout comme aux autres événements de la FCM. Conformément à la règle de la TPS/TVH sur le lieu de fourniture, le montant des taxes sur les frais d’inscription est déterminé en fonction du lieu où se tient la conférence. En 2020, la conférence a lieu à St. John’s et la taxe applicable est de 13 % pour la TVH. Les municipalités peuvent faire une demande de crédit de taxes applicables sur les intrants (CTI).

Annulations

Si vous devez annuler ou modifier votre inscription à la Conférence sur les collectivités durables 2020 de la FCM, vous devez le faire par courriel. Les demandes d'annulation présentées de toute autre manière ne seront PAS acceptées.

Des frais seront appliqués pour l'annulation de l'inscription, des visites des accompagnateurs et des activités sociales.

Politique de remboursement et calendrier applicable

Le montant de votre remboursement dépendra de la date à laquelle nous recevrons votre avis d'annulation. Veuillez consulter le calendrier ci-dessous pour savoir à quelle hauteur vous serez remboursé en fonction de la date de réception de l'avis.

Avis d'annulation reçu

Remboursement

au plus tard le 14 août 2020 (23 h 59 HE)

100 %

entre le 15 août et le 13 septembre 2020 (23 h 59 HE)

50 %

le 14 septembre 2020 et après

Aucun

Les remboursements (dans le cas des avis d'annulation reçus avant le 13 septembre 2020) seront faits par chèque ou sur la carte de crédit utilisée pour le paiement. Le remboursement apparaîtra sur le relevé de compte de la carte de crédit avec le code FCM-FED CND MUN.

Les demandes de remboursement reçues après le 14 septembre 2020 seront examinées uniquement dans le cas de raisons médicales ou d'urgence personnelle. Les demandes de remboursement pour urgence personnelle ou pour raisons médicales doivent nous être transmises par courriel. Dans le cas d'une demande de remboursement pour raisons médicales, vous devez joindre une lettre de votre médecin. La date limite de présentation de ces demandes est le 1 novembre 2020.

Les participants inscrits n'ont droit à aucun remboursement ou note de crédit lorsqu'ils ne sont pas présents à une activité du congrès. Les délégués qui ne sont pas présents aux repas ou aux activités sociales inclus dans leurs frais d'inscription ne recevront pas de remboursement équivalent au coût de l'activité en question.

Remplacements

Une inscription à la Conférence sur les collectivités durables 2020 ne peut être partagée entre plusieurs participants. La règle est d’une seule personne par inscription, pendant toute la durée du congrès. Toutefois, un délégué peut désigner un autre membre de son organisation pour le remplacer lors d’une activité donnée, à condition de nous en informer au moins 24 heures avant le début de ladite activité. Les demandes de remplacement doivent nous être soumises par courriel. Si un délégué inscrit ne parvient pas à trouver un remplaçant, la politique sur les annulations s'applique.

Confirmation de l'inscription

Un courriel de confirmation vous sera envoyé une fois l'inscription en ligne effectuée et payée au complet. À partir de votre compte sur le nouveau portail de la FCM, vous pourrez également mettre à jour votre profil, modifier votre inscription, inscrire un accompagnateur et imprimer une copie de la facture de votre inscription.

Dispositif de vote

Tous les délégués votants recevront un dispositif de vote avec leur insigne d'inscription. Tous les dispositifs de vote doivent être remis au bureau d'inscription à la clôture du congrès ou des frais de remplacement de 50 $ seront automatiquement facturés pour tout dispositif manquant. Si vous vous inscrivez au nom de quelqu'un d'autre, il vous incombe de communiquer cette information au délégué qui sera sur place.

Programme

La FCM se réserve le droit d'apporter à tout moment des changements au programme du congrès.

Avis de non-responsabilité

Le nombre de places pour les visites d'étude et les activités sociales étant limité, les demandes d'inscription seront acceptées selon l'ordre de réception. La FCM se réserve le droit d’annuler toute visite, tout programme ou tout événement en cas de participation insuffisante ou pour toute autre raison. La FCM n'endosse aucune responsabilité relativement aux frais d'annulation imposés par les hôtels, les compagnies d'aviation ou les agences de voyages, ni à tous autres frais supplémentaires occasionnés par l'annulation de visites, de programmes ou d'activités.

Photos/vidéos

La FCM se réserve le droit de prendre des photos et de faire des vidéos des délégués participant à la Conférence sur les collectivités durables 2020. Ces photographies et ces vidéos pourront être utilisées pour le marketing et la promotion des futures activités de la FCM, ainsi que sur les plateformes de médias sociaux de la FCM. Elles ne seront pas distribuées à de tierces parties.

Information

Les exposants obtiendront vos coordonnées s'ils scannent votre insigne pendant les heures d'ouverture du salon professionnel.

Si vous avez des questions au sujet de ces modalités et conditions, veuillez communiquer avec nous :

Bureau d'inscription au congrès de la FCM
24, rue Clarence, Ottawa (Ontario) K1N 5P3
inscription@fcm.ca | Tél. : 613-907-6317

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