GuideQu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs?

Bien qu’il n’y ait pas de définition officielle de « logiciel de gestion des actifs », ce document fait référence aux applications conçues pour vous aider à recueillir, gérer, stocker, visualiser et/ou analyser vos données liées aux actifs. Les options varient sensiblement quant au prix et aux fonctionnalités, allant d’applications peu coûteuses comme les feuilles de calcul Excel programmées aux suites logicielles plus coûteuses et intégrées qui peuvent incorporer toute combinaison de fonctions d’inventaire, de gestion financière, de maintenance des actifs et de gestion de cycle de vie. 

Posez-vous la question…

  1. En avons-nous besoin?
    La gestion des actifs est une pratique d’affaires, et non une solution logicielle. De nombreuses collectivités trouvent qu’une feuille de calcul suffit pour démarrer.
  2. Sommes-nous prêts?
    Les logiciels ne sont utiles que lorsqu’ils contiennent de bonnes données et appuient de saines pratiques d’affaires. Avant d’acheter un logiciel, recueillez et organisez vos données et mettez en place vos processus de gestion des actifs. Il est également essentiel d’allouer un budget pour tenir à jour les données et le système logiciel.
Un logiciel de gestion des actifs PERMET… Un logiciel de gestion des actifs NE PERMET PAS...
  • De stocker des données dans un dépôt central
  • De traiter de grandes quantités d’information
  • De relier les données entre les groupes fonctionnels (p. ex., finances et travaux publics)
  • D’intégrer les données géospatiales à votre analyse
  • De faciliter la modélisation de différents scénarios
  • D’effectuer une analyse normalisée de gestion des actifs de vos données (p. ex., risques, coûts du cycle de vie)
  • De signaler des événements à l’appui de la prise de décisions
  • De présenter les données d’une manière qui appuie la prise de décisions
  • De soutenir la mémoire organisationnelle
  • De prendre des décisions pour vous
  • De définir vos processus de gestion des actifs
  • De recueillir des données ou de tenir vos données à jour
  • D’assurer la qualité de vos données
  • D’élaborer un plan de gestion des actifs
  • D’indiquer quels renseignements sont utiles dans votre processus décisionnel
  • De tester la logique de vos résultats
  • D’innover ou d’améliorer vos pratiques de gestion des actifs
  • D’assurer le leadership en matière de gestion des actifs dans votre organisation

Conseils importants

  • Faire de l’achat du logiciel une décision d’équipe.
    La gestion des actifs est une activité inter-fonctionnelle. L’achat d’un logiciel de gestion des actifs doit inclure le même groupe de professionnels dans l’ensemble de votre organisation.
  • Connaître les extrants que vous souhaitez obtenir de votre logiciel.
    Quelle analyse voulez-vous que le logiciel fasse? Quels processus opérationnels seront appuyés? Comment voulez-vous que l’information soit affichée ou déclarée?
    • Conseil : Essayez d’établir d’abord vos besoins à l’aide d’une feuille de calcul!
  • La formation et le soutien à la mise en œuvre sont essentiels à la réussite.
    Il faut avoir un plan de formation du personnel et un plan de relève en cas de départ d’employés clés. Il faut du temps et de l’énergie pour adopter un nouveau système logiciel – prévoyez un budget pour la formation et de soutien à la mise en œuvre dans l’ensemble de votre organisation.

Questions à poser aux fournisseurs 

  • Dans quelle mesure votre solution s’harmonise-t-elle avec mes données et mes processus opérationnels?
  • Votre solution est-elle compatible avec mes systèmes d’information actuels?
  • La structure des données est-elle ouverte ou exclusive?
  • Puis-je ajouter des fonctionnalités plus tard et combien cela pourrait-il coûter?
  • Quel est le niveau de soutien technique offert, et à quel coût?
  • Quelle est la proximité du soutien technique le plus proche?
  • Quelle formation est incluse dans la configuration du logiciel? Combien coûterait chaque séance supplémentaire?
  • Serai-je propriétaire de mes données?
  • Où les données sont-elles stockées?
  • Quels sont les droits de licence et de tenue à jour?
  • Devrais-je mettre à niveau mes serveurs informatiques?
  • Quel est votre engagement à l’égard de la tenue à jour et des mises à jour?
  • D’autres municipalités ont-elles utilisé cette solution, et puis-je leur parler?

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Ce contenu a été élaboré par le Groupe de travail technique du Programme de gestion des actifs municipaux de la FCM. Le Groupe de travail technique (GTT) est formé d’une équipe exceptionnelle de spécialistes municipaux et d’experts de partout au Canada. 

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