Envisagez-vous de travailler avec un consultant dans le cadre d’un projet de gestion d’actifs? Poursuivez votre lecture si vous :

  • prévoyez partager les connaissances acquises ou les outils élaborés par votre consultant;
  • aimeriez publier une partie du matériel créé par le consultant, sur un site Web ou par tout autre moyen;
  • souhaitez modifier ou mettre à jour tout produit final (notamment des plans, des données sur les actifs ou d’autres documents).

Un défi courant : Saviez-vous que le fait de faire appel à un consultant pour élaborer un produit ne vous permet pas nécessairement de modifier, de mettre à jour ou de partager le matériel? Le consultant peut conserver les droits d’auteur liés aux livrables, à moins que vous ne conveniez d’une autre entente. De plus, si vous ne précisez pas le format du fichier que vous voulez obtenir, vous pourriez vous retrouver avec un livrable que vous pouvez consulter sans toutefois avoir la possibilité de le modifier.

Conseils et stratégies

Icon of a paper and penSi vous souhaitez modifier, adapter ou partager le travail fini :

Formulez des énoncés clairs concernant les droits d’auteur et le format de fichier dans votre demande de proposition et votre contrat, et revérifiez les livrables finaux pour vous assurer qu’ils répondent à vs exigences.

Au moment d’élaborer la demande de proposition (DP) :

  • Consultez les membres de votre personnel pour vous assurer de comprendre le logiciel et les formats de fichier qu’ils peuvent utiliser.
  • Si votre projet porte sur la création d’une ressource ou d’un outil exigeant l’utilisation d’un nouveau logiciel par votre équipe, envisagez d’ajouter la formation des membres du personnel dans la DP.
  • Précisez le ou les formats de fichier exigés pour les livrables finaux.
  • Stipulez le type de droits d’auteur que vous conserverez pour l’ensemble des livrables.

À l’étape de la passation du contrat :

  • Utilisez votre modèle de contrat (le cas échéant);
  • Assurez-vous de conserver les droits d’auteur appropriés à l’égard des livrables; veillez à inclure un libellé qui indique que vous avez soit une cession des droits d’auteur ou une licence de droits d’auteur (consulter la rubrique « Une remarque sur les droits d’auteur » ci-après). Consultez votre conseiller juridique pour obtenir des exemples de libellés précis;
  • Précisez le format de logiciel privilégié pour les livrables; exigez que l’ensemble des documents et des données soient livrés dans un format permettant les modifications (notamment Word de Microsoft ou des fichiers compatibles avec un SIG) au besoin, en plus de toute version non modifiable (documents PDF);
  • Indiquez dans le contrat votre droit d’approuver les livrables.

À la conclusion du projet :

  • Assurez-vous que tous les livrables sont complets, satisfaisants et dans le ou les formats requis;
  • Vérifiez que les énoncés appropriés concernant les droits d’auteur (tel qu’il est indiqué dans le contrat) figurent dans les livrables;
  • Assurez-vous que les résultats sont conformes au contrat.

Icon of a paper with a seal Une remarque sur les droits d’auteur…

  • Une cession de droits d’auteur indique que vous êtes le propriétaire du matériel.
  • Une licence de droits d’auteur indique que vous n’êtes pas le propriétaire, mais que vous êtes détenteur d’une licence et avez le droit de publier le matériel ou d’accorder une sous-licence pour la publication de ce matériel.
  • Un contenu, un logiciel ou des outils à code source libre peuvent être utilisés, modifiés ou partagés par qui que ce soit.

Dans certains cas, la cession de droits d’auteur (pleine propriété) est préférable, surtout pour les données sur les actifs recueillies par un consultant pour votre municipalité. Par contre, il pourrait également s’avérer judicieux de partager les droits d’auteur avec le consultant afin qu’il puisse adapter le travail pour d’autres. Consultez votre conseiller juridique afin de vous assurer que tous vos besoins ont été satisfaits. Vous devriez également vérifier s’il existe certaines exigences précises associées à tout financement public obtenu dans le cadre du projet.

Icon of a keyÉlément essentiel

La liberté de pouvoir communiquer et publier les connaissances et les outils est essentielle à l’établissement de communautés de pratique de la gestion d’actifs qui profitent à tous. Il s’agit d’un facteur important que les municipalités et les consultants doivent prendre en considération au moment de conclure des ententes en matière de droits d’auteur.

Route à Nakusp, British ColumbiaL’approche du code source libre : village de Nakusp (Colombie-Britannique)

Le village de Nakusp, en Colombie-Britannique (population de 1 605 habitants), avait un budget limité pour son projet. Le village a fait appel à un consultant en gestion d’actifs qui utilise un logiciel et des outils à code source libre. Le logiciel SIG à code source libre, appelé QGIS, peut être téléchargé gratuitement et ne présente aucune restriction quant au nombre de licences accordées. Les outils de production de rapports sur la gestion des actifs reposant sur des tableurs utilisés par le consultant étaient également de source libre, créés pour la collectivité et par celle-ci. Les améliorations sont communiquées à l’ensemble des municipalités utilisant ce logiciel. L’utilisation de logiciels et d’outils à code source libre a permis au village d’élargir son initiative en matière de gestion des actifs en collaboration avec des municipalités voisines.

D’autres conseils pour travailler avec des consultants en gestion d’actifs
Vous découvrirez dans nos trois fiche-conseils des conseils qui vous aideront, lorsque vous travaillez avec un consultant en gestion d’actifs, à éviter les difficultés, à optimiser les avantages et à définir ce dont vous avez besoin pour assurer la réussite de votre projet.
Une femme et un homme travaillent ensemble devant un ordinateur.
Conseils pour vous permettre de définir et de communiquer clairement vos objectifs aux consultants

Envisagez-vous d’élaborer une demande de proposition visant un projet de gestion des actifs?  Vous voulez en savoir plus sur la détermination de la portée de votre projet? Découvrez des conseils clés pour atteindre vos objectifs. Découvrez des conseils clés qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.

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Conseils pour mobiliser l’équipe municipale afin de maintenir l’élan après le projet

Comment vous assurer que le personnel municipal adhère à votre démarche en matière de gestion des actifs lorsque vous travaillez avec un consultant? Lisez nos conseils.

Ressources supplémentaires
Consultez ces ressources sur la gestion des actifs.
Une femme et un homme travaillent
Approche détaillée pour la sélection d’une société d’experts-conseils

Vous recherchez une approche technique détaillée et souhaitez connaître les meilleures pratiques pour sélectionner une société d’experts-conseils en gestion d’actifs? Téléchargez le document intitulé Sélection d’une société d’experts-conseils de la série de rapports InfraGuide.

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Cette fiche-conseil a été élaborée en 2020 par le Programme de gestion des actifs municipaux de la FCM en s’appuyant sur les contributions de municipalités, d’associations et de gouvernements provinciaux et territoriaux, de communautés de pratique en gestion d’actifs, d’organismes sectoriels et de praticiens indépendants.

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