Une meilleure collaboration à The Pas grâce à l’accès aux données

La municipalité de The Pas, au Manitoba, est une collectivité multi-industrielle située au confluent de la rivière Pasquia et de la rivière Saskatchewan, dans la vaste région du nord du Manitoba. Surnommée « la porte du Nord », The Pas est située sur le territoire du Traité no 5 et compte une population d’environ 5 500 habitants.

En 2020, The Pas en était aux premières étapes de son parcours de gestion des actifs. Un petit nombre d’employés municipaux avaient suivi une formation sur la gestion des actifs, ce qui a permis à d’autres personnes moins familières avec le domaine de s’intéresser à la question. Depuis plusieurs années, le personnel responsable de l’exploitation recueillait des renseignements détaillés sur les matériaux, la taille, l’âge et l’historique des réparations des infrastructures, mais cette information n’était pas bien connue. On pensait que l’établissement d’une compréhension commune de la gestion des actifs et des renseignements associés détenus par le personnel et le conseil municipal pourrait instaurer un changement dans sa culture de prise de décision. Le personnel souhaitait approfondir ces données et créer le premier plan de gestion des actifs de la municipalité afin de mieux comprendre et planifier les infrastructures qu’elle fournit à la collectivité.

L’octroi d’une subvention dans le cadre du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) de la FCM a permis à The Pas d’exploiter les données existantes et de créer une solide base de données d’inventaire des actifs, d’élaborer des prévisions de renouvellement et de remplacement des actifs, d’officialiser un plan de gestion des actifs et de mettre en place une formation personnalisée à l’intention des membres du conseil municipal et du personnel.

En date de mars 2023, le PGAM avait accordé 96 subventions pour la gestion des actifs à des administrations locales du Manitoba et avait financé une formation à l’intention de plus de 60 % des collectivités manitobaines par l’entremise d’organismes partenaires.

Points saillants

• Plus grande accessibilité et meilleure compréhension des données existantes dans l’ensemble de l’organisme;
• Regroupement de données de qualité dans un inventaire solide et élaboration de prévisions de remplacement des actifs sur 20 ans;
• Organisation d’ateliers à l’intention des membres du personnel et du conseil en vue de comprendre leurs données et la manière d’appliquer les résultats;
• Instauration d’une meilleure compréhension de la gestion des actifs au sein de l’organisme;
• Habilitation des membres du personnel et du conseil en vue de commencer à intégrer dans leurs activités une approche décisionnelle en matière de gestion des actifs.

Le défi

La municipalité effectuait généralement des réparations réactives sur ses infrastructures et ne disposait pas d’un plan à long terme permettant d’éclairer les décisions de renouvellement et de remplacement. Par exemple, l’approche de la municipalité en matière d’entretien et de réparation des infrastructures hydrauliques existantes était très réactive, ce qui a entraîné la réparation improvisée de conduites d’eau à de multiples reprises. Cet état d’esprit, qui consiste à effectuer des réparations d’urgence, ne permet pas à la municipalité d’investir dans la croissance et le développement. Afin que la municipalité puisse se développer de manière durable, une bonne compréhension des réalités liées aux infrastructures et une approche méthodique en matière de croissance et de développement sont nécessaires.

Certains membres du personnel savaient qu’ils disposaient d’une grande quantité de données et d’un riche savoir institutionnel sur les actifs de la municipalité, mais ne possédaient pas les outils nécessaires pour les communiquer avec le conseil. Le défi consistait à rassembler toutes les données et informations collectées, à leur donner un sens et à commencer à comprendre comment les utiliser dans le processus décisionnel, tout en trouvant des moyens d’intégrer utilement le conseil municipal dans le dialogue. Le conseil était désireux d’en savoir plus et de soutenir le personnel dans l’élaboration d’un plan de gestion des actifs.

« La gestion des actifs nous permet de renforcer les processus décisionnels en nous assurant que nous faisons les bonnes choses au bon moment. Elle offre l’occasion de constater un meilleur rendement du capital investi et donne de la visibilité aux aspects de gestion de la valeur et des risques des activités municipales. »

– Maire Andre Murphy

L’approche

Sous la direction d’un groupe de base composé du contrôleur, du surintendant municipal, du directeur général adjoint et du responsable du développement économique, la municipalité a collaboré avec un consultant en vue de soutenir l’élaboration de prévisions de remplacement et de renouvellement des actifs sur 20 ans, d’établir son premier plan global de gestion des actifs et d’offrir une formation de sensibilisation à la gestion des actifs aux membres du personnel et du conseil.

Le consultant a aidé les gestionnaires à comprendre les données existantes, à prévoir les coûts de renouvellement et de remplacement, ainsi qu’à amorcer un dialogue sur les risques communautaires et les niveaux de service. Le processus était axé sur l’utilisation des données détaillées de la municipalité et sur leur transmission de la manière la plus adéquate pour soutenir la prise de décision en cours. Il s’agissait notamment de créer des inventaires regroupés sur une feuille de calcul et une série de graphiques et de figures faciles à comprendre qui résumaient les prévisions de remplacement et de renouvellement sur 20 ans de la municipalité, par catégorie d’infrastructure. Ces illustrations ont aidé le personnel et le conseil à comprendre la valeur totale de leurs infrastructures et les principaux pics dans le cycle de remplacement et ainsi, leur ont permis d’avoir un aperçu des investissements en infrastructures que le conseil devrait planifier à court et à long terme.

Le personnel et le conseil ont participé à une série d’ateliers et de réunions animés qui ont fourni des renseignements généraux sur les principes fondamentaux de la gestion des actifs, la manière d’interpréter et d’utiliser les données et les renseignements, ainsi que la façon de s’engager dans une approche de prise de décision en matière de gestion des actifs.

Au cours des années précédant ce projet, le personnel avait suivi des formations de sensibilisation et d’assistance technique par l’intermédiaire d’organismes partenaires financés par le PGAM, notamment le PEMAC Asset Management Association of Canada, le Réseau canadien des gestionnaires d’actifs, l’Association of Manitoba Municipalities et NAMS Canada. L’investissement dans la formation a permis aux membres du personnel d’approfondir leurs connaissances et de développer de solides pratiques de gestion des actifs pour leur municipalité.

Les résultats

La municipalité a établi une solide base de données d’inventaire des actifs et a préparé des prévisions de remplacement et de renouvellement des actifs. Ces renseignements ont été rassemblés dans un plan de gestion des actifs regroupés en sept catégories : 
 

• Eau
• Eaux usées
• Eaux pluviales
• Routes
• Bâtiments et installations
• Véhicules et équipement
• Parcs et espaces récréatifs

Le plan fournit des renseignements détaillés sur les biens que la municipalité possède, la date à laquelle ils doivent être remplacés, ce qu’il faut faire pour les remplacer et les fonds nécessaires. Ces données constituent une base solide permettant au personnel et au conseil de prendre de meilleures décisions concernant leurs actifs et leurs priorités.

Comme la plupart des municipalités du Manitoba, The Pas possède de nombreux actifs et doit prendre des décisions cruciales relativement au renouvellement et au remplacement de ses infrastructures. Le rassemblement de ses données et de ses renseignements a permis d’amorcer un dialogue entre le personnel et le conseil. La municipalité s’efforce désormais d’utiliser ces renseignements et d’intégrer la gestion des actifs dans ses activités afin de prendre des décisions plus éclairées. Le conseil a adopté le plan de gestion des actifs comme un « document actif » auquel il se référera tout au long de l’année lors de ses réunions et au cours du processus de planification des investissements et de budgétisation. Il a l’intention de se servir des renseignements recueillis et des visuels dans ses prévisions de remplacement des actifs afin d’aider à hiérarchiser les projets, à soutenir les demandes de financement et à communiquer l’information pertinente à la collectivité. Cela permet au personnel et au conseil de collaborer à partir d’une source centrale de renseignements qui donne une vision plus claire des décisions à prendre. Grâce à une meilleure connaissance de ses infrastructures, la municipalité pourra idéalement procéder à des réparations et à un entretien proactifs, ce qui lui permettra de gagner du temps et d’économiser de l’argent à l’avenir.

Les retombées

Grâce à ce processus, The Pas a pris conscience de l’incidence de la gestion des actifs et de la manière dont elle peut créer un changement dans sa culture de prise de décision. Le conseil et le personnel estiment qu’ils sont mieux placés pour prendre des décisions globales en utilisant les renseignements dont ils disposent. Cela s’est traduit par un soutien accru à la planification de la gestion des actifs et par une plus grande volonté de prendre des mesures dans le cadre de leur processus décisionnel en matière d’infrastructures.

« Le plan de gestion des actifs permet de structurer le processus décisionnel. En ce qui concerne les nouveaux projets en particulier, nous nous appuyons sur le plan de gestion des actifs pour veiller à ce que leurs types et leurs emplacements puissent être maintenus. Nous savons que nous voulons nous développer et qu’il y a une demande, mais ce plan met en perspective ce que nous pouvons réaliser et ce que cela coûtera. »

– Jackie Rechenmacher, responsable du développement économique

Les enseignements

Amorcez le dialogue. Le simple fait de commencer peut être la partie la plus difficile. L’utilisation d’outils disponibles comme la présentation Lancez le dialogue sur la gestion des actifs dans votre municipalité peut contribuer à amorcer les échanges entre le personnel et le conseil et à orienter votre démarche dans ce domaine.

Abordez le projet avec un esprit ouvert. Soyez prêt à apprendre et à suivre d’autres cours sur la gestion des actifs pour en savoir plus.

Utilisez les connaissances et les renseignements dont vous disposez déjà. Servez-vous de toutes les données dont vous disposez et tirez avantage de l’expérience et des compétences d’un personnel qui connaît et comprend ses actifs.

Faites participer le conseil fréquemment. Offrez des occasions de formation et de sensibilisation afin de renforcer les capacités du conseil municipal avant et pendant la mise en œuvre du projet.

Faites durer le dialogue. Votre parcours de gestion des actifs n’est jamais terminé. L’intégration de la gestion des actifs dans votre organisme est un processus continu et le résultat d’efforts de collaboration entre le personnel et le conseil.

Les prochaines étapes

Dotée de renseignements détaillés et consolidés sur ses actifs, la municipalité commencera à concevoir et à mettre en œuvre une méthode de mesure de l’état et du rendement des actifs.

Ce processus a également jeté les bases permettant à la municipalité d’amorcer un dialogue sur les niveaux de service avec la collectivité. Cela aidera la municipalité à comprendre les utilisateurs de ses infrastructures et de ses services ainsi que les besoins actuels et futurs de la collectivité, à évaluer les risques climatiques qui pèsent sur la fourniture des services et à s’assurer que la voix de tous les résidents est prise en compte dans le processus de gestion des actifs.

La municipalité a également entrepris d’établir des mesures de rendement en vue de suivre les progrès accomplis en matière de gestion des actifs et s’est engagée à évoluer sur le plan des compétences acquises par le personnel et la direction relativement à l’échelle de préparation pour la gestion des actifs de la FCM en :

• créant une équipe responsable d’organiser la gestion des actifs au sein de l’organisme;
• répertoriant les moyens de communiquer les progrès accomplis en matière de gestion des actifs à l’ensemble du personnel et à la collectivité;
• déterminant les moyens d’accroître le soutien du conseil à l’égard de la poursuite du financement des activités de gestion des actifs.

En réunissant le personnel et le conseil pour qu’ils apprennent ensemble et enrichissent leurs connaissances en matière de gestion des actifs, la municipalité est plus préparée que jamais à mettre en œuvre son programme et à planifier soigneusement son avenir.

Personne-ressource

info@townofthepas.ca